5 kluczowych personalizacji Salesforce dla maksymalnej efektywności

Salesforce to jedno z najpotężniejszych narzędzi CRM dostępnych na rynku, ale jego standardowe funkcje nie zawsze spełniają specyficzne potrzeby każdej firmy. Aby w pełni wykorzystać jego możliwości, warto dopasować system do własnych procesów biznesowych, zautomatyzować kluczowe zadania i dostosować sposób raportowania.

Odpowiednia personalizacja Salesforce może całkowicie zmienić sposób pracy zespołów – eliminując ręczne operacje, usprawniając przepływ informacji i pozwalając na podejmowanie lepszych decyzji opartych na danych.

W tym artykule omówimy pięć najważniejszych personalizacji, które pozwolą każdemu użytkownikowi Salesforce pracować szybciej i efektywniej:

• automatyzacja powtarzalnych zadań,
• dostęp do danych w czasie rzeczywistym dzięki niestandardowym raportom,
• poprawa doświadczenia użytkownika poprzez spersonalizowane interfejsy,
• integracja Salesforce z innymi aplikacjami biznesowymi,
• wzmocnienie ochrony danych dzięki zaawansowanym uprawnieniom.

Przyjrzyjmy się pierwszej kluczowej personalizacji.

1. Niestandardowe pulpity i raporty dla lepszego podejmowania decyzji

Jedną z największych zalet Salesforce jest możliwość uzyskiwania wglądu w dane biznesowe w czasie rzeczywistym. Jednak standardowe raporty i pulpity nawigacyjne często nie odzwierciedlają rzeczywistych celów i potrzeb firmy. Personalizacja raportowania pozwala dostosować widok danych do specyfiki organizacji, co przekłada się na szybsze i trafniejsze decyzje.

Dlaczego to ważne?

• Lepsza widoczność kluczowych wskaźników – domyślne raporty nie zawsze śledzą najistotniejsze KPI dla Twojej firmy,
• Szybsze podejmowanie decyzji – dynamiczne pulpity dostarczają aktualnych informacji o sprzedaży, klientach i wynikach zespołów,
• Dokładniejsze prognozy – spersonalizowane raporty pozwalają lepiej analizować trendy, zachowania klientów i kondycję lejka sprzedażowego.

Jak dostosować Salesforce do własnych potrzeb?

• Twórz dynamiczne pulpity nawigacyjne, które aktualizują się w czasie rzeczywistym i prezentują najważniejsze wskaźniki dla sprzedaży, marketingu i obsługi klienta,
• Projektuj raporty dopasowane do konkretnych potrzeb, np. analiza konwersji leadów, wskaźniki rezygnacji klientów czy prognozy przychodów,
• Wykorzystaj Salesforce Einstein Analytics, aby uzyskać zaawansowane analizy wspomagane przez sztuczną inteligencję i odkrywać ukryte wzorce oraz szanse na wzrost.

Wskazówka

Aby zwiększyć efektywność pracy zespołów, utrzymuj pulpity w przejrzystej i czytelnej formie. Unikaj przeładowania raportów zbędnymi danymi, a zamiast tego stosuj wizualizacje – wykresy, mapy cieplne i tabele przestawne, które ułatwią analizę informacji.

2. Automatyzacja procesów i przepływów pracy

Ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań nie tylko spowalnia pracę zespołów, ale także zwiększa ryzyko błędów i obniża efektywność operacyjną. Salesforce oferuje zaawansowane narzędzia do automatyzacji, które pozwalają usprawnić kluczowe procesy, eliminując niepotrzebne czynności i zapewniając płynny przepływ pracy.

Dlaczego to ważne?

• Mniej pracy manualnej – automatyzacja pozwala na automatyczne przydzielanie leadów, zatwierdzanie wniosków czy tworzenie zadań bez konieczności ręcznej interwencji,
• Większa dokładność i spójność – predefiniowane reguły zapewniają, że każdy proces jest realizowany zgodnie z określonymi zasadami,
• Lepsza współpraca w zespołach – automatyczne powiadomienia i przekazywanie zadań eliminują opóźnienia wynikające z konieczności ręcznego koordynowania pracy.

Jak dostosować Salesforce do swoich procesów?

• Wykorzystaj Flow Builder do budowy automatycznych przepływów pracy – od zatwierdzania dokumentów po eskalacje zgłoszeń klientów,
• Twórz reguły przypomnień i powiadomień, aby użytkownicy otrzymywali alerty o kluczowych zadaniach i terminach,
• Zintegruj Salesforce Einstein AI, aby przewidywać zachowania klientów i sugerować kolejne działania sprzedażowe,
• Automatyzuj przydzielanie leadów na podstawie kryteriów takich jak lokalizacja, branża czy priorytet klienta.

Wskazówka

Regularnie analizuj skuteczność wdrożonych automatyzacji i dostosowuj je do zmieniających się potrzeb biznesowych. Testuj nowe przepływy w środowisku sandbox, aby uniknąć nieoczekiwanych zakłóceń w codziennej pracy zespołów.

3. Spersonalizowane układy stron i niestandardowe pola

Przejrzysty i dobrze zorganizowany interfejs Salesforce może znacząco poprawić komfort pracy użytkowników oraz zwiększyć ich efektywność. Standardowe układy stron często zawierają nadmiar informacji, które nie są istotne dla każdego zespołu, co może prowadzić do dezorientacji i spowolnienia pracy. Personalizacja wyglądu rekordów oraz dodawanie niestandardowych pól pozwala użytkownikom skupić się na najważniejszych danych i szybciej podejmować decyzje.

Dlaczego to ważne?

• Lepsza organizacja danych – dostosowany układ stron pokazuje tylko te informacje, które są naprawdę potrzebne,
• Szybszy dostęp do kluczowych informacji – użytkownicy nie tracą czasu na przewijanie i wyszukiwanie nieistotnych danych,
• Większa precyzja w gromadzeniu danych – niestandardowe pola pozwalają śledzić informacje specyficzne dla danej branży czy firmy.

Jak dostosować Salesforce do potrzeb użytkowników?

• Edytuj układy stron, aby wyświetlały tylko najważniejsze sekcje i eliminowały zbędne pola,
• Twórz niestandardowe pola, które pozwalają przechowywać dodatkowe informacje, takie jak status zamówienia, preferencje klientów czy szczegóły umowy,
• Wykorzystaj typy rekordów, aby dostosować wygląd stron w zależności od roli użytkownika (np. handlowcy vs. dział obsługi klienta),
• Zadbaj o responsywność układów, aby użytkownicy mieli łatwy dostęp do danych również na urządzeniach mobilnych.

Wskazówka

Przed wprowadzeniem zmian warto zebrać opinie użytkowników i dostosować układy stron do ich rzeczywistych potrzeb. Regularnie przeglądaj i aktualizuj układy oraz pola, aby eliminować przestarzałe lub nieużywane elementy.

4. Integracja Salesforce z aplikacjami zewnętrznymi

Salesforce to potężne narzędzie, ale większość firm korzysta z wielu różnych systemów – od oprogramowania księgowego po narzędzia marketingowe i komunikacyjne. Brak integracji między tymi systemami prowadzi do powstawania silosów danych, ręcznego przepisywania informacji i spowolnienia pracy zespołów. Dlatego kluczowe jest połączenie Salesforce z innymi aplikacjami, aby zapewnić płynny przepływ danych i usprawnić codzienne procesy biznesowe.

Dlaczego to ważne?

• Eliminuje ręczne wprowadzanie danych – automatyczna synchronizacja informacji pozwala uniknąć błędów i oszczędza czas,
• Poprawia współpracę między zespołami – dostęp do jednolitych, aktualnych danych umożliwia lepszą koordynację działań sprzedaży, marketingu i obsługi klienta,
• Umożliwia bardziej kompleksowe raportowanie – integracja różnych źródeł danych pozwala uzyskać pełniejszy obraz sytuacji biznesowej.

Jak dostosować Salesforce do integracji?

• Skorzystaj z gotowych aplikacji dostępnych na Salesforce AppExchange, aby połączyć CRM z narzędziami takimi jak Slack, Zoom, QuickBooks czy Marketo,
• Wykorzystaj interfejsy API do budowy niestandardowych integracji, jeśli firma korzysta z dedykowanych rozwiązań IT,
• Synchronizuj Salesforce z systemami automatyzacji marketingu (np. HubSpot, Pardot), aby skutecznie zarządzać lejkiem sprzedażowym,
• Zintegruj narzędzia do obsługi klienta (np. Zendesk, ServiceNow), aby zespoły wsparcia miały dostęp do pełnej historii interakcji z klientami.

Wskazówka

Regularnie monitoruj poprawność działania integracji, aby upewnić się, że dane są przesyłane bez błędów i w czasie rzeczywistym. Pamiętaj również o bezpieczeństwie – upewnij się, że integracje nie naruszają standardów ochrony danych obowiązujących w Twojej branży.

5. Role i uprawnienia – kontrola dostępu do danych

Bezpieczeństwo danych to jeden z najważniejszych aspektów korzystania z Salesforce. Nie każda osoba w firmie powinna mieć dostęp do wszystkich informacji, a brak odpowiednich uprawnień może prowadzić do błędów, nieautoryzowanych zmian lub naruszeń zgodności z przepisami. Personalizacja ról i poziomów dostępu pozwala lepiej zarządzać danymi oraz zapewnia ich bezpieczeństwo.

Dlaczego to ważne?

• Chroni wrażliwe informacje – ograniczenie dostępu do danych finansowych, danych klientów czy strategii biznesowych zmniejsza ryzyko wycieku,
• Zapewnia porządek i przejrzystość – pracownicy widzą tylko te informacje, które są im rzeczywiście potrzebne do wykonywania obowiązków,
• Ułatwia spełnienie wymogów prawnych – odpowiednie poziomy dostępu pomagają dostosować się do regulacji takich jak RODO, HIPAA czy SOC 2.

Jak dostosować role i uprawnienia w Salesforce?

• Twórz role i profile użytkowników dopasowane do różnych działów w firmie, np. handlowców, menedżerów czy zespołu wsparcia technicznego,
• Używaj uprawnień na poziomie pól, aby kontrolować widoczność i możliwość edycji konkretnych informacji, np. danych finansowych czy historii transakcji,
• Korzystaj z zestawów uprawnień, aby nadawać dodatkowe dostępy wybranym pracownikom bez konieczności zmiany ich podstawowego profilu,
• Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) i ograniczenia IP, aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa i zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do systemu.

Wskazówka

Regularnie audytuj role i uprawnienia użytkowników, aby upewnić się, że dostęp do danych jest zgodny z aktualnymi potrzebami organizacji. Usuwaj konta nieaktywnych użytkowników i stosuj zasadę minimalnych uprawnień – każdy pracownik powinien mieć dostęp tylko do tych informacji, które są mu niezbędne do pracy.

Podsumowanie

Salesforce to niezwykle potężne narzędzie, ale jego pełny potencjał można wykorzystać dopiero wtedy, gdy system zostanie dostosowany do unikalnych procesów i potrzeb organizacji. Dzięki odpowiednim personalizacjom, takim jak niestandardowe pulpity i raporty, automatyzacja procesów, spersonalizowane układy stron, integracje z aplikacjami zewnętrznymi oraz precyzyjna kontrola dostępu do danych, firmy mogą znacząco zwiększyć efektywność pracy, ograniczyć liczbę manualnych operacji i podejmować bardziej świadome decyzje.

Dobrze skonfigurowany Salesforce to system, który pracuje dla Ciebie, a nie odwrotnie. Poprawnie wdrożone personalizacje pozwalają zwiększyć produktywność zespołów, poprawić jakość obsługi klientów i maksymalizować zwrot z inwestycji w CRM.

Co dalej?

Jeśli chcesz dostosować Salesforce do specyfiki swojej firmy, NEXELERO może Ci w tym pomóc. Nasi eksperci specjalizują się w projektowaniu, wdrażaniu i optymalizacji rozwiązań Salesforce, które wspierają rozwój biznesu i zwiększają efektywność operacyjną.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić się na bezpłatną konsultację i dowiedzieć się, jak strategiczna personalizacja Salesforce może odmienić Twoją organizację.

Zespół NEXELERO